Le registre unique du personnel est le premier document que réclame un inspecteur du travail lors d’une visite. Il s’ouvre dès l’embauche du premier salarié, il se tient dans l’ordre des embauches, et son absence se sanctionne salarié par salarié. Voici qui doit le tenir, ce qu’il contient, sous quelle forme, et ce que coûte un oubli.
Qui doit le tenir
Tout employeur, dès le premier salarié, pour chaque établissement. Le Code du travail le prévoit aux articles L1221-13 à L1221-15-1. Une seule exception notable : les associations et fondations qui emploient leurs salariés par le chèque emploi associatif en sont dispensées.
La taille de l’entreprise ne change rien. Une TPE du bâtiment avec un apprenti tient un registre au même titre qu’une entreprise de 200 personnes.
Ce qu’il contient
Pour chaque salarié
Les mentions sont fixées par les articles D1221-23 à D1221-27 du Code du travail :
- nom et prénoms ;
- nationalité ;
- date de naissance et sexe ;
- emploi et qualification ;
- date d’entrée et date de sortie ;
- le type de contrat quand il ne s’agit pas d’un CDI à temps plein : CDD, travail temporaire, temps partiel, apprentissage, professionnalisation ;
- pour un salarié étranger soumis à autorisation de travail : le type et le numéro du titre qui vaut autorisation.
Les salariés s’inscrivent dans l’ordre des embauches, sans retour en arrière. Pour un salarié étranger, une copie du titre doit en plus rester à disposition des contrôleurs. La vérification de ce titre avant l’embauche est décrite dans notre article sur l’autorisation de travail d’un salarié étranger.
Pour les stagiaires
Ils figurent dans une partie distincte : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom du tuteur et lieu de présence du stagiaire.
Pour les volontaires en service civique
Une autre partie distincte, avec leurs nom et prénoms, dans l’ordre d’arrivée.
Papier ou numérique
Aucune forme précise n’est imposée. Un cahier, un classeur ou un tableur conviennent, à condition que toutes les mentions y figurent. Le registre passe aussi en version dématérialisée, après consultation du CSE quand l’entreprise en a un. Vérifiez dans ce cas que l’outil garde l’historique des entrées et empêche de réécrire une ligne déjà saisie : un registre modifiable à volonté perd sa valeur de preuve.
Qui le consulte
- l’inspection du travail ;
- les membres du CSE ;
- les agents de contrôle de l’Urssaf, pour les autorisations de travail des salariés étrangers.
Le registre doit donc rester accessible dans l’établissement, pas dans le cabinet comptable.
Combien de temps le garder
Les mentions relatives à un salarié ou à un stagiaire se conservent cinq ans à compter de la date de son départ de l’établissement, selon l’article R1221-26 du Code du travail. Ne supprimez pas une ligne au départ d’un salarié : inscrivez sa date de sortie.
Ce que risque l’employeur
L’absence de registre, un registre non tenu à jour ou des mentions manquantes exposent à une amende pouvant aller jusqu’à 750 euros par salarié concerné (article R1227-7 du Code du travail). Sur un chantier de dix salariés, l’addition monte vite.
Le registre sert aussi de preuve. Lors d’un contrôle sur le travail dissimulé, l’inspecteur croise ses lignes avec les déclarations préalables à l’embauche. Une embauche inscrite sans DPAE, ou l’inverse, attire l’attention. Notre article sur la DPAE rappelle que cette déclaration ne dispense pas de l’inscription au registre.
La routine à mettre en place
- À chaque embauche : DPAE, puis inscription au registre le jour même.
- À chaque fin de contrat : date de sortie inscrite, ligne conservée.
- À chaque stagiaire ou volontaire : inscription dans sa partie dédiée.
- Une fois par an : relecture complète, en même temps que la mise à jour du document unique d’évaluation des risques.
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