La déclaration préalable à l’embauche est une formalité de quelques minutes, et c’est la première pièce que réclame un contrôle. Elle conditionne beaucoup de choses en aval, et son absence suffit à faire basculer une embauche ordinaire dans la qualification de travail dissimulé.
Ce qu’elle est
La DPAE est une déclaration unique que l’employeur transmet à l’URSSAF — ou à la MSA pour le régime agricole — avant que le salarié ne commence à travailler. Elle regroupe en une seule démarche plusieurs formalités qui étaient auparavant distinctes :
- L’immatriculation de l’employeur au régime général, s’il s’agit de sa première embauche.
- L’immatriculation du salarié à la sécurité sociale.
- L’affiliation au service de santé au travail et la demande de visite d’information et de prévention.
- L’adhésion au régime d’assurance chômage.
Quand la transmettre
Dans les huit jours qui précèdent l’embauche, et au plus tard avant la prise de poste effective. Le mot important est avant : une déclaration envoyée le lendemain de la première journée travaillée est hors délai, même de quelques heures, et cela se voit dans l’horodatage.
Elle est due pour tout salarié, y compris pour un contrat court, un remplacement d’une journée, un contrat saisonnier, un apprenti ou un stagiaire rémunéré au-delà du seuil de gratification.
Ce qu’elle ne dispense pas de faire
C’est l’erreur classique : croire que la DPAE règle l’embauche. Elle ne remplace ni le contrat de travail écrit lorsqu’il est obligatoire, ni l’inscription au registre unique du personnel, ni la remise des documents d’information au salarié. Elle ne dispense pas non plus, pour un salarié étranger, de la vérification de l’autorisation de travail, qui est une démarche distincte et antérieure.
Ce que risque l’employeur qui l’oublie
L’absence de DPAE est sanctionnée par une pénalité forfaitaire assise sur le plafond de la sécurité sociale, par salarié concerné. Surtout, elle constitue l’un des éléments constitutifs du travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Les conséquences vont alors bien au-delà de la pénalité : redressement des cotisations, majorations, annulation des exonérations dont l’entreprise bénéficiait, et sanctions pénales dans les cas les plus caractérisés.
Le donneur d’ordre, de son côté, est exposé à la solidarité financière s’il n’a pas exercé sa vigilance sur son sous-traitant : c’est le mécanisme décrit dans notre article sur l’attestation de vigilance URSSAF.
Ce qu’il faut avoir sous la main pour la remplir
- Le numéro SIRET de l’établissement d’embauche et le code APE.
- L’état civil complet du salarié et son numéro de sécurité sociale, s’il en a un.
- La date et l’heure prévues de l’embauche.
- La nature et la durée du contrat, et la durée de la période d’essai le cas échéant.
Le numéro de sécurité sociale n’est pas bloquant : une embauche peut être déclarée sans, l’immatriculation étant précisément l’un des objets de la déclaration.
L’accusé de réception, la pièce à conserver
L’URSSAF renvoie un accusé de réception. C’est lui, et non la saisie, qui fait preuve de la déclaration et de sa date. Conservez-le avec le dossier du salarié, et remettez-en une copie à l’intéressé si aucun contrat écrit n’a été signé avant la prise de poste — cette remise est prévue par les textes et règle beaucoup de discussions ultérieures.
Et si l’embauche ne se fait pas
Une DPAE peut être annulée, à condition de le faire avant la date d’embauche déclarée. Passé ce moment, la déclaration est réputée avoir produit ses effets et il faut traiter la situation comme une rupture, avec les conséquences qui s’y attachent. Déclarer trop tôt « au cas où » n’est donc pas une précaution neutre.
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