Bulletin de paie : les mentions obligatoires, la version électronique et la conservation

Le bulletin de paie accompagne chaque versement de salaire. Son contenu est encadré, sa forme a été simplifiée, et depuis 2017 il se remet en principe sous forme électronique. Une mention manquante ou un bulletin non remis exposent l’employeur à une amende par bulletin. Voici les mentions obligatoires, celles qui sont interdites, les règles de la version électronique et les durées de conservation.

Quand le remettre

À chaque paiement du salaire, à tout salarié, quel que soit son contrat. Le bulletin se remet au moment du paiement, pas en fin d’année.

Les mentions obligatoires

Depuis le 1er juillet 2023, le bulletin se présente en sept zones :

1. L’employeur et le salarié : nom et adresse de l’employeur, code APE, numéro SIRET, convention collective applicable, emploi et classification du salarié, nombre d’heures et taux, forfait le cas échéant, base de calcul et accessoires de salaire.
2. La rémunération : salaire brut, assiettes et taux des cotisations salariales et patronales, autres versements et retenues, montant net versé, date de paiement, dates et montant des congés payés pris sur la période.
3. Les cotisations de protection sociale, regroupées en cinq rubriques, le total des exonérations et le total versé par l’employeur.
4. Le net à payer avant impôt et l’impôt prélevé à la source.
5. Le montant net social, qui sert au calcul des prestations sociales.
6. L’impôt sur le revenu : net imposable, impôt prélevé, cumuls annuels, heures supplémentaires ou complémentaires exonérées.
7. Les informations au salarié : renvoi vers le portail service-public.fr, incitation à conserver le bulletin sans limite de durée, et nombre d’heures indemnisées en cas d’activité partielle.

Les numéros SIRET et code APE se retrouvent sur l’avis de situation de l’entreprise : notre article sur la différence entre SIREN, SIRET, RCS et TVA explique où les lire. Le calcul des congés payés est détaillé dans celui sur le calcul des congés payés.

Les mentions interdites

• L’exercice du droit de grève ne doit pas apparaître.
• Les fonctions de représentant du personnel non plus. La rémunération liée au mandat figure sur une fiche annexe, établie et remise par l’employeur.

Papier ou électronique

Depuis 2017, le format électronique est la règle et le papier l’exception. Le salarié a le droit de s’opposer à la version électronique : il le signale à l’employeur, qui lui remet alors un bulletin papier. L’employeur indique au salarié les conditions d’accès à ses bulletins électroniques.

Si vous passez au format électronique, choisissez une solution qui garantit l’intégrité des documents et leur disponibilité dans la durée, y compris après le départ du salarié ou un changement de prestataire.

Combien de temps conserver

• L’employeur conserve un double des bulletins pendant cinq ans. Pour la version électronique, il garantit l’accès du salarié à ses bulletins sur une longue durée, fixée par le Code du travail à 50 ans, ou jusqu’à ce que le salarié atteigne l’âge de mise à la retraite augmenté de six ans.
• Le salarié a intérêt à garder ses bulletins sans limite de durée, comme le bulletin le lui rappelle, notamment pour sa retraite.
• Contestation : le salarié dispose de trois ans à compter de la remise pour contester le montant ou l’exactitude d’un bulletin.

Aucun texte n’oblige l’employeur à fournir un duplicata en cas de perte. Le fournir reste une bonne pratique.

Ce que risque l’employeur

• une amende pouvant atteindre 450 euros par bulletin non remis ou non conforme ;
• des dommages et intérêts devant le conseil de prud’hommes, si le salarié démontre un préjudice.

Avant chaque paie

1. Vérifiez la convention collective et la classification du salarié.
2. Contrôlez les heures, les absences et les congés de la période.
3. Vérifiez les cotisations nouvelles : un nouveau contrat de mutuelle d’entreprise, un taux de prélèvement à la source modifié.
4. Pour un nouvel arrivant, partez de sa déclaration préalable à l’embauche et de son contrat.
5. Remettez le bulletin le jour du paiement, au format choisi par le salarié.

Côté salarié, le passage du brut au net est expliqué dans notre article sur le calcul du salaire brut en net.